So wird Ihre Firmenveranstaltung ein voller Erfolg! Die Koordination von Events ist eine bedeutende Aufgabe, die einer guten Planung bedarf. Im Folgenden finden Sie hilfreiche Tipps, die Ihr Event unvergesslich machen.
1. Immer einen Plan B in der Tasche haben
Eines ist natürlich immer zu beachten: Selbst bei einer noch so guten Planung können auch Faktoren eintreten, die sie selbst einfach nicht in der Hand haben oder im Vorhinein beeinflussen hätten können. Dieser Tatsache sollte sich jeder Eventplaner bewusst sein. Indem Sie alle Eventualitäten durchgehen und einen Plan B für den Umgang damit erstellen, sind Sie in der Lage, schnell und effektiv auf unvorhersehbare Situationen zu reagieren.
Folgende unerwartete Szenarien treten häufig auf:
- Flugverspätungen oder -annullierungen
- Stromausfälle
- schlechtes Wetter bzw. plötzlicher Wetterumschwung
- Buchungsfehler oder Unstimmigkeiten
- Verspätung oder Nichterscheinen von Dienstleistern
Unverhofft kommt oft, wichtig dabei ist es, mit derartigen Situation professionell umzugehen und sich über Alternativen sowie über die richtige Kommunikation im Vorhinein im Klaren zu sein. Unterstützen können Sie dabei,
Terminplaner und Organizer bedruckt mit Ihrem Firmenlogo. So haben Sie alle Termine, Deadlines und wichtige Notizen immer im Blick.
2. Geben Sie Aufgaben an Ihr Team ab
Ein ebenso wichtiger Punkt ist es zu lernen, dass Sie nicht alles alleine managen können oder müssen. Geben Sie bestimmte To-dos an Ihr Team ab, um effizienter das bevorstehende Event zu planen und durchzuführen. Die Macht der Teamarbeit ist immens – profitieren Sie davon!
3. Checken Sie weitere Veranstaltungen
Oft ist man in die Organisation des eigenen Firmenevents so vertieft, dass man andere Veranstaltungen, die in der Nähe und/oder im gleichen Zeitraum außer acht lässt. Ihnen sollte dies allerdings nicht passieren. Überprüfen Sie frühzeitig konkurrierende Events, die eventuell unerwünschte Auswirkungen auf Ihre Firmenveranstaltung haben können – wie beispielsweise eine geringere Teilnehmeranzahl.
Eine gut geplante Veranstaltung kann dazu beitragen, dass die Gäste ein unvergessliches Event erleben und sich gerne an die Zeit erinnern werden.
4. Wählen Sie den Veranstaltungsort gewissenhaft aus
Ein entscheidender Punkt bei der Planung ist die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes.
Dabei gibt es mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Ihr Veranstaltungsort sollte den Teilnehmern das Gefühl geben, willkommen und gut aufgehoben zu sein. Achten Sie bei der Wahl des Veranstaltungsortes auf Punkte wie:
- Sauberkeit und das allgemeine Ambiente des Veranstaltungsortes
- verfügbare Unterkünfte am Veranstaltungsort oder in der Nähe
- technische Ausstattung vor Ort und Tech-Produkte für Ihr Team
- Cateringmöglichkeiten
- ideale Größe der Räumlichkeiten für die jeweilige Teilnehmeranzahl
- gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Am besten besuchen Sie selbst die Locations, die in Frage kommen, um sich einen Eindruck zu verschaffen, ob Sie den richtigen Veranstaltungsort gefunden haben.
5. Gaumenfreuden runden Ihr Event ab!
Wohlschmeckende Speisen und Getränke dürfen natürlich auf keiner Firmenveranstaltung fehlen. Denn oft kommen die Gäste direkt nach Feierabend zu dem Event oder hatten gegebenenfalls eine längere Anreise, die sie durstig und hungrig gemacht hat. Empfehlenswert ist hier eine professionelle Catering-Firma, von deren Know-how Sie profitieren können. Auch hier gilt: Probieren geht über Studieren. Testen Sie am besten mehrere Anbieter aus und lassen Sie sich umfassend beraten.
6. Briefen Sie Ihr Team umfassend
Im zweiten Punkt ging es bereits darum, Aufgaben an Ihr Team abzugeben. Dies gelingt allerdings nur dann reibungslos, wenn jedes Mitglied Ihres Orga-Teams sämtliche Abläufe und die eigenen Aufgaben kennt. Daher ist es unabdinglich, konkrete Anweisungen zu geben, auf eine lückenlose Kommunikation zu achten sowie Klarheit über Rollen, Prozesse und Verantwortungsbereiche zu schaffen.
Zum Beispiel sollte sich mindestens ein Teammitglied um das Befüllen von
personalisierten Goodie-Bags als Willkommensgeschenk kümmern. Mit einem starken Team im Rücken steht einem gelungenen Event nichts mehr im Wege.
7. Kennen Sie Ihr Zielpublikum
Bei Firmenevents ist Ihre Zielgruppe klar definiert: alle Mitarbeiter des Unternehmens. Damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird, ist es wichtig, so viel wie möglich über die Gäste zu wissen. Daher ist es hilfreich, beim Versenden der Save the date-Nachricht oder der Einladung einen Fragebogen hinzufügen, um wertvolle Informationen zu sammeln. Je besser Sie das Publikum kennen, umso passgenauer können Sie das Firmenevent planen.
Zusätzlich ist es empfehlenswert, sich auch nach der Veranstaltung Feedback der Gäste einzuholen, um herauszufinden, was gut angekommen ist und wo Verbesserungspotenzial besteht.
8. Sorgen Sie für ein unterhaltsames Programm
Das Unterhaltungs- oder Rahmenprogramm einer Firmenveranstaltung sollte angenehm ausbalanciert sein. Das heißt: Planen Sie nicht zu viele Programmpunkte ein, sodass Ihre Gäste die Gelegenheit haben, sich auch untereinander zu unterhalten. Aber auch nicht zu wenige, sodass die Stimmung stets angeregt bleibt. Welche Gewichtung sich am besten für Ihr nächstes Event eignet, finden Sie heraus, indem Sie Ihre Zielgruppe kennen (siehe Punkt 7).
9. Rühren Sie kräftig die Werbetrommel
Damit Sie sicherstellen, dass die gewünschte Zielgruppe zahlreich Ihre Veranstaltung besucht, sollten Sie das Event frühzeitig aufmerksamkeitsstark bewerben. Am besten beginnen Sie damit 6 Monate bis zu einem Jahr im Voraus, damit der Termin eingeplant werden kann.
Planen Sie eine Kampagne für die Vorbereitungsphase, für Frühbucheranmeldungen, Reminder, letzte Fristen und den ultimativen Countdown zur Veranstaltung. So schüren Sie stetig Vorfreude und sorgen für zahlreiches Erscheinen Ihrer Gäste.
10. Nutzen Sie verfügbare Technologie
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, hilft Ihnen der Einsatz von Technik immens. Setzen Sie ein qualifiziertes IT-Team ein, und geben Sie ihm alles, was es für die Durchführung Ihrer Veranstaltung braucht. Das IT-Team kann Ihre Präsentationen mit Strom, Musik und Audio versorgen, Lichtstimmungen und -effekte einsetzen, die Übertragung von Informationen erleichtern und vieles mehr.
Hierbei können technische Produkte wie
Powerbanks und
Ladegeräte hilfreich sein sowie weiteres Equipment, das benötigt wird, um Ihr Event auch technologisch professionell zu gestalten.
Fazit:
Mit diesen 10 Tipps steht einem unvergesslichen Event nichts mehr im Wege. Denn eine gute Planung ist die Basis für einen gelungenen Ablauf.
Damit sich Ihre Gäste auch noch lange nach der Veranstaltung an Ihr Firmenevent erinnern, empfiehlt es sich
personalisierte Give-aways zu verteilen. Ein kleines Präsent wird von den Teilnehmern mit nach Hause oder an den Arbeitsplatz genommen, wodurch Ihr Logo stets präsent bleibt und mit positiven Erinnerungen verknüpft wird. Die beliebtesten Geschenkideen finden Sie
hier.
