Die besten Tipps für Ihre virtuelle Weihnachtsfeier
Ja ist denn heut‘ schon Weihnachten? Sobald die Tage kürzer werden und sich das Ende des Jahres nähert, ist es an der Zeit, sich innerhalb des Betriebs Gedanken über die Weihnachtsfeier, eine Winterparty oder ein Neujahrsfest zu machen. Seit 2020 kam mit dem Beginn der Pandemie eine zusätzliche Herausforderung für viele Unternehmen hinzu: Welche Alternativlösungen kommen infrage, um dennoch feiern zu können, ohne dabei die Gesundheit der Angestellten zu gefährden? Ein Konzept gewann daher an immer größerer Beliebtheit: die virtuelle Weihnachtsfeier. Nicht nur mit dem Hintergrund des Coronavirus, sondern auch im Hinblick auf die steigende Zahl an Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten, bietet sich eine digitale Lösung an.
Gute Vorbereitung ist alles!
Um einen reibungslosen Ablauf der Feierlichkeit sicherzustellen, sollten Sie in jedem Fall frühzeitig mit der Planung beginnen. Und was wäre eine Feier ohne ihre Teilnehmer? Daher ist es ratsam, sobald das Datum des Events feststeht, Ihrem Team „Save the date“-Karten zukommen zu lassen. So können sich die Kolleginnen und Kollegen das Datum bereits im Kalender notieren, was sich positiv auf die Teilnehmerquote auswirken wird. Denn in der Vorweihnachtszeit sind die Terminkalender oftmals bereits reichlich gefüllt. Sollte sich kein passender Termin zum Jahresende finden, kann auch in Erwägung gezogen werden, die Feier ins neue Jahr zu verlegen. Die „Save the date“-Karten müssen, um Zeit und Geld zu sparen, nicht zwingend per Post versendet werden, sondern können auch via E-Mail alle Mitarbeiter erreichen. Je nachdem wie viele konkrete Informationen bereits feststehen (Link des Videomeetings, Uhrzeit, Motto etc.), können die „Save the date“-Karten auch eine weitere offizielle Einladung hinfällig machen. Sollte zunächst lediglich das Datum „safe“ sein, empfehlen wir in jedem Fall, diese Information bereits zu teilen und im Nachgang weitere Details zu liefern. Wichtig für die Planung ist selbstverständlich auch, wie viele Zu- bzw. Absagen es von den Eingeladenen gibt. Aus diesem Grund bietet sich ein kleiner Hinweissatz an mit der Bitte um Rückmeldung, ob man teilnehmen kann oder nicht.Online-Weihnachtsfeier planen
Sobald das Veranstaltungsdatum und die Teilnehmeranzahl feststehen, kann es konkreter werden. Zunächst sollte berechnet werden, wie viel Budget man für jeden Mitarbeiter einplanen kann. Das Budget pro Person hat einen großen Einfluss auf die Gestaltung der virtuellen Weihnachtsfeier und sollte daher besser mit einem realistischen Puffer budgetiert werden. Denn die Erfahrung hat gezeigt, dass trotz gewissenhafter Planung immer etwas Unerwartetes passieren kann, worauf schnell reagiert beziehungsweise noch etwas Budget investiert werden muss.Ablauf
Bei einer Online-Weihnachtsfeier steht im nächsten Schritt die Frage der Technik an. Natürlich liegt es nahe, dass Sie den gleichen Anbieter für Videokonferenzen nutzen, den Sie auch im täglichen Geschäft für Meetings verwenden. Diese Variante macht es dahingehend einfacher, dass Ihr Team mit allen Tools und Funktionen bereits vertraut ist. Die lästige Suche nach dem richtigen Knopf oder der gewünschten Einstellung entfällt somit. Ebenso ein nicht zu unterschätzender Punkt ist die Gruppengröße einer Online-Veranstaltung. Je nach Größe des Betriebs ist es sinnvoll, kleinere Gruppen zu bilden von maximal 10 Personen. Diese Gruppen können abteilungsintern oder auch querbeet abteilungsübergreifend gemischt sein. Gerade wenn es sich um eine etwas größere Teilnehmeranzahl handelt, ist es von Vorteil, eine Moderatorin oder einen Moderator festzulegen. Was selbstverständlich nicht bedeutet, dass nur eine Person das Wort hat. Vielmehr geht es bei dieser Rolle darum, durch den Abend zu führen, die Zeit im Auge zu behalten und gegebenenfalls auch Kommunikationsregeln vorzustellen, wie beispielsweise das Nutzen der Chatfunktion oder das virtuelle Handheben, um ständige Unterbrechungen zu reduzieren. Als Ersatz einer festlich geschmückten Eventlocation gibt es die Möglichkeit, ein oder mehrere Hintergrundbilder für die Online-Veranstaltung Ihrem Team zur Verfügung zu stellen. So schafft man auch virtuell eine weihnachtliche Atmosphäre mit wenig Aufwand. Sollten Sie ein Neujahrsfest planen, bietet sich beispielsweise als Alternative ein Feuerwerk oder die neue Jahreszahl im Hintergrund an, um auch hier die festliche Stimmung aufzugreifen. Nun zu einem entscheidenden Aspekt einer jeden Feier: das Rahmenprogramm. Langweile darf natürlich auch nicht im virtuellen Raum aufkommen. Vielleicht sehen viele Organisatoren dies als Herausforderung. Aber gerade digital gibt es viele Möglichkeiten, um das Event unvergesslich zu machen. Folgende Ideen kommen sicherlich bei allen Mitarbeitern gut an:- Weihnachtsquiz oder Teamspiele: Dazu finden Sie eine große Auswahl im Internet.
- Errate den Weihnachtssong durch summen oder Wasser gurgeln.
- Origami-Weihnachtsbaum und andere Motive – für alle Bastelfans!
- Bad taste-Kontest! Wer hat den kitschigsten Weihnachtspullover?
- Online-Karaoke: Jede Stimme zählt!
- Cookie-Tasting: Jeder Mitarbeiter erhält vorab eine Auswahl an verschiedenen Keksen. Während der Feier wird genascht und abgestimmt, welcher am besten schmeckt.
Verpflegung
Zu einem gelungenen Abend gehört auch, sich um das leibliche Wohl Ihres Teams zu sorgen. Gerade wenn die Feier direkt im Anschluss an den Feierabend stattfinden soll, kann schon mal der Magen knurren. Hier bieten sich beispielsweise Snackboxen an mit kleinen Köstlichkeiten, die zwischendurch genossen werden können, wie Nüsse, Gebäck, Teebeutel, Glühwein-Piccolo-Flaschen und Ähnliches. Solche Boxen können bereits ein paar Tage vor der eigentlichen Feier jedem Mitarbeiter zugesendet werden. Am besten samt einer kleinen Grußbotschaft mit Augenzwinkern: „Nicht vor der Weihnachtsfeier öffnen!“ Eine andere Möglichkeit sind Essensgutscheine bei regionalen Lieferdiensten. So kann sich jeder Angestellte schon vorab über die Speisekarte informieren und zu dem gewünschten Zeitpunkt vor oder während der Online-Veranstaltung liefern lassen.Mitarbeitergeschenke
Was wäre Weihnachten ohne Geschenke! Selbstverständlich sollte die Wertschätzung von Mitarbeitern ganzjährig gezeigt werden, dennoch ist das Ende des Jahres stets ein geeigneter Anlass für ein besonderes Dankeschön für die geleistete Arbeit. Organisatorisch ist es am einfachsten, jedem Teammitglied das gleiche Präsent zukommen zu lassen. In diesem Fall bieten sich klassische Geschenkideen an, die für jede Zielgruppe passend sind, wie:- Schlüsselanhänger mit oder ohne Multifunktion
- Tassen & Becher mit Weihnachtsmotiv
- hochwertige Kugelschreiber mit Ihrem Firmenlogo
